Kosmopolitan.id, Samarinda – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) mengambil langkah untuk mengurangi beban administrasi dengan memusnahkan arsip-arsip lama yang sudah tidak terpakai. Belum lama ini, arsip yang dimusnahkan mencakup dokumen dari tahun 2005 hingga 2011, termasuk dokumen operasional dinas dan keuangan.
Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini menjelaskan bahwa arsip yang dimusnahkan adalah dokumen yang sudah melampaui residensi penyimpanan, khususnya untuk arsip keuangan yang memiliki jangka waktu penyimpanan 10 tahun.
“Arsip itu ada arsip rutin, ada juga keuangan, jadi operasional dinas. Ada substantif sama fasilitatif, tapi memang sudah yang tidak terpakai. Kalau keuangan residensinya kan 10 tahun,” ungkap Sri Wartini.
Langkah ini dinilai penting dalam rangka mengikuti regulasi kearsipan yang berlaku dan memastikan efisiensi dalam pengelolaan dokumen.
Menambahkan, Kepala Bidang (Kabid) Peningkatan Prestasi Olahraga (PPO) Dispora Kaltim, Rasman Rading menjelaskan bahwa pemusnahan ini juga berbarengan dengan program digitalisasi arsip yang mulai dijalankan Dispora.
“Sekarang ini sudah ada digitalisasi arsip, jadi dokumen-dokumen penting bisa disimpan secara digital agar tidak hilang,” jelas Rasman.
Digitalisasi arsip dinilai penting, terutama untuk dokumen bernilai tinggi dalam konteks hukum dan administrasi. Dengan adanya sistem penyimpanan digital, Dispora berharap dapat mempermudah akses dokumen jika diperlukan di masa depan.
Selain itu, Dispora Kaltim juga menyerahkan arsip statis dari periode 2008 sampai dengan 2011 kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim untuk pengelolaan yang lebih optimal.
“Dokumen itu sangat mahal harganya di saat-saat tertentu, misalnya ada masalah hukum. Sehingga kita semua yang ada di pemerintahan ini wajib hukumnya untuk menyimpan dokumen itu secara digitalisasi,” demikian Rasman. (adv/disporakaltim)
